Hotel Software για τηλεφωνικά κέντρα

Έκδοση Λογαριασμών, Room Status, Αφυπνήσεις, Καταγραφή

Δυνατότητα σύνδεσης με τα περισσότερα Front Office προγράμματα της αγοράς

Το Smartcom for Windows είναι ένα Πρόγραμμα Καταγραφής Τηλεφωνημάτων σε Περιβάλλον Windows. Λειτουργεί σε όλα τα υπάρχοντα περιβάλλοντα Windows. Το Smartcom δεν απασχολεί τον Η/Υ και έτσι μπορεί να χρησιμοποιείται για πλήρη χρήση και άλλων εφαρμογών.

Έχει εφαρμογή στα περισσότερα τηλεφωνικά κέντρα της αγοράς όπως Panasonic, Ericsson, Siemens, Lg-Ericsson, Nec κ.α.
Γίνεται αναλυτική καταγραφή όλων των στοιχείων του κάθε τηλεφωνήματος , όπως Ημερομηνία, Ώρα, Αριθμός Τηλεφώνου, Διάρκεια, Κόστος, Εσωτερικό ή Account Code, Εξωτ.Γραμμή, Κέντρο Κόστους.

Γενικά Χαρακτηριστικά

1. ON-LINE ΣΥΝΔΕΣΗ ΜΕ Η/Υ
2. ΧΡΟΝΟΧΡΕΩΣΗ
3. ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ
4. ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ ACCOUNT-CODE
5. ΔΙΑΧΩΡΙΣΜΟΣ ΤΗΛΕΦΩΝΗΜΑΤΩΝ
6. ΑΠΟΚΡΥΨΗ ΑΡΙΘΜΩΝ ΚΛΗΣΕΩΣ
7. ΕΛΕΓΧΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ
8. ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ
9. ΚΕΝΤΡΑ ΚΟΣΤΟΥΣ
10. ΔΥΝΑΜΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΝΑΠΑΝΤΗΤΩΝ ΚΛΗΣΕΩΝ

Χαρακτηριστικά Ξενοδοχείου
​
1. ΕΚΔΟΣΗ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ
2. ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΑΜΕΙΟΥ ΗΜΕΡΑΣ-ΒΑΡΔΙΑΣ
3. ROOM STATUS – ΑΝΕΥΡΕΣΗ ΚΑΘΑΡΙΣΤΡΙΑΣ
4. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΑΦΥΠΝΗΣΕΩΝ ( ΕΠΙΠΛΕΟΝ MODULE)

Συμβατότητα με σχεδόν όλα τηλεφωνικά κέντρα που έχουν σειριακή θύρα ή σύνδεση σε LAN

ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ 

Γενικά Χαρακτηριστικά 

1. ON-LINE ΣΥΝΔΕΣΗ ΜΕ Η/Υ 
​Το Smartcom for Windows είναι ένα Πρόγραμμα Καταγραφής Τηλεφωνημάτων σε Περιβάλλον Windows. Λειτουργεί σε όλα τα υπάρχοντα περιβάλλοντα Windows.Το Smartcom δεν απασχολεί τον Η/Υ και έτσι μπορεί να χρησιμοποιείται για πλήρη χρήση και άλλων εφαρμογών. Γίνεται αναλυτική καταγραφή όλων των στοιχείων του κάθε τηλεφωνήματος , όπως Ημερομηνία, Ώρα, Αριθμός Τηλεφώνου, Διάρκεια, Κόστος, Εσωτερικό ή Account Code, Εξωτ.Γραμμή, Κέντρο Κόστους. 

2. ΧΡΟΝΟΧΡΕΩΣΗ 
Το Πρόγραμμα έχει την δική του Χρονοχρέωση που λειτουργεί και σαν δικλείδα ασφαλείας. Εφόσον πρόκειται για επιχείρηση που εκμεταλεύεται την υπηρεσία Τηλεφώνου (Ξενοδοχείο), είναι υποχρεωτικό να έχουμε παλμούς χρέωσης από τον Ο.Τ.Ε. Όμως εάν για οποιονδήποτε λόγο δεν λειτουργεί η Παλμοχρέωση ενεργοποιείται η Χρονοχρέωση. Η Χρονοχρέωση είναι προσεγγιστική χρέωση , που προσεγγίζει σε ποσοστό 90-95% την πραγματική χρέωση. 

3. ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ 
Από το Πρόγραμμα έχουμε την δυνατότητα για εξαγωγή Στατιστικών στοιχείων Αναλυτικά και Συγκεντρωτικά. Για την εξαγωγή των στατιστικών περνάμε μέσα από ένα φίλτρο όπου δίνουμε διάφορα κριτήρια για την εξαγωγή των στοιχείων π.χ. Ημερομηνία , Ώρα , Εξερχόμενα , Εισερχόμενα , Αναπάντητα κ.τ.λ. Επίσης εξάγονται στατιστικά Ιστογράμματα για την φόρτιση των Εξωτ.Γραμμών , όπως και των Εσωτερικών. Υπάρχει δυνατότητα ταξινόμησης των Εσωτερικών κατά χρόνο απασχόλησης ή κόστος τηλεφωνημάτων. Επίσης μπορούμε να εξάγουμε πληροφοριακά στοιχεία για την συχνότητα κλήσης αριθμών τηλεφώνων , καθώς και την ταξινόμηση των συχνότερα κληθέντων αριθμών. 

4. ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ ACCOUNT-CODE 
Έχουμε την δυνατότητα για καταγραφή κατά Κωδ.Λογαριασμού για περιπτώσεις εταιριών που χρεώνουν τα τηλεφωνήματα σε πελάτες τους (Δικηγορικά Γραφεία). Έτσι μπορούμε να έχουμε αναλυτικές πληροφορίες για τον κάθε Λογαριασμό. 

5. ΔΙΑΧΩΡΙΣΜΟΣ ΤΗΛΕΦΩΝΗΜΑΤΩΝ 
Μπορούμε να έχουμε διαχωρισμό των Τηλεφωνημάτων σε Εξερχόμενα , Εισερχόμενα και Αναπάντητα. Έτσι σε όλες τις αναζητήσεις μπορούμε να έχουμε αυτόν τον διαχωρισμό. Επίσης μπορούμε να έχουμε πληροφορίες για διαχωρισμό των Υπεραστικών Τηλεφωνημάτων ή οποιονδήποτε διαχωρισμό έχει σχέσει με τον αριθμό κλήσεως. 

6. ΑΠΟΚΡΥΨΗ ΑΡΙΘΜΩΝ ΚΛΗΣΕΩΣ
Έχουμε την δυνατότητα για απόκρυψη κάποιων ψηφίων από τον αριθμό κλήσεως, έτσι ώστε να μην γίνεται φανερός ο αριθμός που έχει κληθεί. Η απόκρυψη αυτή μπορεί να γίνει μόνιμα ή προσωρινά. 

7. ΕΛΕΓΧΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ Ο.Τ.Ε.
Μπορούμε όταν έρθει ο Λογαριασμός των Τηλεφωνημάτων να κάνουμε έλεγχο αντιπαραβολής του Λογαριασμού με τα καταγεγραμμένα στοιχεία. 

8. ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ
Υπάρχει το Ιστορικό αρχείο της εφαρμογής που κρατά όλα τα στοιχεία για μία χρονιά (1/1 – 31/12). Η επόμενη χρονιά πηγαίνει σε νέο Ιστορικό αρχείο. Έτσι μπορούμε να έχουμε όλα τα στοιχεία για όσο χρονικό διάστημα θέλουμε. Αυτό ισχύει ακόμη και όταν κάνουμε έκδοση Λογαριασμών (Ξενοδοχεία), όπου μηδενίζει ο Λογαριασμός του Εσωτερικού όχι όμως τα Ιστορικά στοιχεία. 

9. ΚΕΝΤΡΑ ΚΟΣΤΟΥΣ
Έχουμε την δυνατότητα για κατανομή του κόστους των τηλεφωνημάτων σε κέντρα κόστους. Αυτό μας δίνει πλήρη στοιχεία κόστους για την Αναλυτική Λογιστική και την Κοστολόγηση της Επιχείρησης. 

10. ΔΥΝΑΜΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΝΑΠΑΝΤΗΤΩΝ ΚΛΗΣΕΩΝ
Η Διαχείριση και ο έλεγχος των αναπάντητων κλήσεων γίνεται Δυναμικά. Ελέγχεται αν η αναπάντητη κλήση , απαντήθηκε με εισερχόμενη ή εξερχόμενη κλήση και μετά από πόσο χρόνο. 

11. Smartcom Client – ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΔΙΚΤΥΟΥ
Το Smartcom_Client είναι το Πρόγραμμα που μας δίνει την δυνατότητα για εγκατάσταση πάνω στο Δίκτυο της Επιχείρησης. Μπορούμε να το εγκαταστήσουμε σε όσους Σταθμούς θέλουμε και μπορούν όλοι ταυτόχρονα να παίρνουν πληροφορίες και να τυπώνουν στον Τοπικό τους Εκτυπωτή. Το Smartcom_Client προϋποθέτει την ύπαρξη του Smartcom που είναι το κεντρικά εγκατεστημένο Πρόγραμμα. 

12. Smartcom Net – ΔΙΚΤΥΟ ΤΗΛ.ΚΕΝΤΡΩΝ
Το Smartcom_Net είναι το Πρόγραμμα με το οποίο μπορούμε να διαχειρισθούμε περισσότερα του ενός Τηλ.Κέντρα. 

13. Smartcom Sql – SQL Server
Το Smartcom_Sql είναι η ολοκλήρωση όλων των παραπάνω δυνατοτήτων καθώς και των δυνατοτήτων Ξενοδοχειακού τύπου με Βάση SQL Server. Η έκδοση αυτή καλύπτει απεριόριστα Εσωτερικά καθώς και Γραμμές και είναι ταυτόχρονα και Δικτυακή λύση για ένα ή περισσότερα Τηλ.Κέντρα. Απευθύνεται κυρίως σε πελάτες με μεγάλο όγκο δεδομένων για καλύτερη και αποτελεσματικότερη διαχείριση. 

14. Smartcom IP-RS232-File
Το Smartcom έχει δυνατότητα λήψης στοιχείων από IP Πόρτα , από Σειριακή Πόρτα (RS232) και από Αρχείο(Xml,Text). Η αποθήκευση γίνεται σε βάση ACCESS ή σε SQL SERVER. 

Χαρακτηριστικά Ξενοδοχείου 

1. ΕΚΔΟΣΗ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ 
Μπορούμε να βγάλουμε Λογαριασμούς Δωματίων , Θαλάμων ή να μεταφέρουμε κάποιον Λογαριασμό σε κάποιον άλλον (π.χ. από Θάλαμο σε Δωμάτιο). Η έκδοση μπορεί να γίνει αναλυτικά ή συγκεντρωτικά. Επίσης μπορούμε να ζητήσουμε έκδοση μέχρι και 10 δωμάτια ταυτόχρονα και να περιμένουμε να πάρουμε τις αποδείξεις μία-μία εφόσον υπάρχει κίνηση. Η έκδοση Λογαριασμού μηδενίζει τον Λογαριασμό του Δωματίου έτσι ώστε ο επόμενος πελάτης του Δωματίου να ξεκινήσει από μηδενική βάση. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι μηδενίζουν και τα Ιστορικά στοιχεία. Επομένως μπορούμε να έχουμε πληροφορίες για τον Λογαριασμό οποτεδήποτε χρειασθεί. 

2. ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΑΜΕΙΟΥ ΗΜΕΡΑΣ-ΒΑΡΔΙΑΣ 
Εκδίδεται κατάσταση Ταμείου Ημέρας ή Βάρδιας , έτσι ώστε να μπορούμε να κάνουμε έλεγχο των αποδείξεων που έχουν εκδοθεί στο συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Αυτό εκδίδεται αναδρομικά οποτεδήποτε χρειασθεί. 

3. ROOM STATUS – ΑΝΕΥΡΕΣΗ ΚΑΘΑΡΙΣΤΡΙΑΣ 
Έχουμε την δυνατότητα για έλεγχο των Καθαρών – Μη Καθαρών Δωματίων καθώς και την ανεύρεση της Καθαρίστριας. Η πληροφόρηση που έχουμε είναι για το από ποια δωμάτια πέρασε η κάθε καθαρίστρια και σε ποιο βρίσκεται την τρέχουσα χρονική στιγμή. Αυτό βέβαια προϋποθέτει την ενεργοποίηση της διαδικασίας από την καθαρίστρια όταν εισέρχεται μέσα στο κάθε δωμάτιο για καθαρισμό. 

4. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΑΦΥΠΝΗΣΕΩΝ 
Μπορούμε να έχουμε πληροφόρηση για τις αφυπνίσεις που έχουν ενεργοποιηθεί ή που έχουν ακυρωθεί ή που έχουν εκτελεσθεί ή όχι. Έχουμε Ιστορικό Αρχείο των αφυπνίσεων και μπορούμε να ανατρέξουμε σε οποιαδήποτε χρονική περίοδο εφόσον χρειασθεί. 

5. ΑΜΦΙΔΡΟΜΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ 
Μπορούμε να έχουμε αμφίδρομη επικοινωνία με το Τηλ.Κέντρο έτσι ώστε να μπορούμε να ενεργοποιήσουμε το Κλείδωμα – Ξεκλείδωμα ενός Δωματίου ή Εσωτερικού , καθώς και την ενεργοποίηση Αφύπνισης. 

6. Smartcom Card 
​Το Smartcom Card δίνει την δυνατότητα για την διαχείριση Προπληρωμένων Κλήσεων. Έτσι όταν ξεπερασθεί το Plafon που έχει τεθεί για ένα σωτερικό, τότε κλειδώνει αυτόματα και δεν μπορεί να κάνει εξερχόμενες κλήσεις.